El "Efecto Candado". Así llamo yo a esa sensación de estar atrapado en un software que odias solo porque te da pereza (o miedo) mover todos tus datos a uno nuevo. "Es que tengo aquí 500 clientes", "Es que perderé el histórico".

¡Basta de excusas! Migrar a un programa de facturación gratuito moderno es más fácil que montar un mueble de IKEA. Y hoy te voy a enseñar cómo hacerlo sin perder ni un solo dato por el camino.

Paso 1: La Exportación (El Salvavidas)

Ve a tu software actual (o a tu Excel). Busca el botón "Exportar". Suele estar en Configuración o en los listados. Necesitas sacar tres cosas:

1. Listado de Clientes (CSV o Excel).
2. Listado de Productos/Servicios (CSV o Excel).
3. (Opcional) Histórico de Facturas.

Nota: Muchos programas gratuitos no permiten importar facturas antiguas por temas legales de numeración, pero sí te dejan importar clientes y productos, que es lo que más tiempo ahorra.

Paso 2: La Limpieza (El Marie Kondo)

Abre esos Excel que has descargado. Es el momento de limpiar. Borra ese cliente "Prueba" que creaste en 2020. Actualiza el email de ese proveedor. Deja los datos bonitos y ordenados. Cuanta más calidad tenga lo que importas, mejor funcionará el nuevo programa.

Paso 3: La Importación (La Magia)

Regístrate en tu nuevo software (por ejemplo, FactuProˣ). Busca la opción "Importar".

Normalmente te pedirán que subas tu archivo CSV. El sistema te preguntará: "¿Qué columna es el Nombre?", "¿Qué columna es el NIF?". Tú vas emparejando los campos y... ¡BOOM! En 3 segundos tienes a tus 500 clientes cargados en el nuevo sistema.

Paso 4: La Configuración Inicial

Antes de empezar a facturar, asegúrate de configurar:

• Tu serie de facturación: Si en el antiguo te quedaste en la F-2025-050, configura el nuevo para que empiece en la F-2025-051. Así no hay saltos.
• Tus impuestos: Verifica que el IVA e IRPF están bien puestos.
• Tu logo y diseño.

Paso 5: El Archivo Histórico

¿Qué haces con las facturas antiguas? Mi consejo: Descárgalas todas en PDF del programa viejo y guárdalas en una carpeta segura en tu ordenador o en Google Drive (ej: "Facturación 2020-2024"). No necesitas tenerlas "vivas" en el programa nuevo, solo necesitas tenerlas accesibles por si Hacienda pregunta.

Conclusión: El miedo es libre, pero la migración también

No dejes que el miedo te paralice. Cambiar a mejor siempre es una buena decisión. En una tarde puedes tener todo migrado y estar disfrutando de una herramienta que realmente te ayude.