Buscar algo gratis en internet es un deporte de riesgo. Puedes encontrar una joya o puedes acabar con un virus que te pone el ordenador en ruso. Con los programas de facturación gratuitos pasa lo mismo. Hay mucho ruido y pocas nueces.

He visto a cientos de autónomos cometer los mismos errores una y otra vez. Hoy quiero ahorrarte el disgusto. Aquí van los 5 pecados capitales al elegir tu software.

Error 1: Ignorar la fecha de la última actualización

Te bajas un programa que tiene buena pinta. Lo instalas. Y luego ves en el "Acerca de" que la última versión es de 2019. ¡ERROR! Un software de facturación desactualizado es un peligro legal. Las leyes fiscales cambian cada año. Si el software no se actualiza, tus facturas pueden ser inválidas.

Error 2: No comprobar la exportación de datos

Entras en un programa nube muy bonito. Metes 500 facturas. Un día quieres cambiar y... ¡sorpresa! No hay botón de "Exportar a Excel". Tus datos están secuestrados. Tienes que copiarlos a mano uno a uno. Pesadilla.

Consejo: Antes de meter la primera factura, busca el botón de exportar. Si no está, huye.

Error 3: Usar software de otros países sin adaptar

Hay programas americanos o ingleses gratuitos buenísimos (como Wave o Invoice Ninja). Pero... ¿saben lo que es el IRPF? ¿Saben lo que es el Recargo de Equivalencia? ¿Cumplen con Veri*Factu? Normalmente NO. Usar un software que no entiende la fiscalidad española es comprar papeletas para una inspección.

Error 4: Creer que "Gratis" significa "Malo"

Muchos descartan opciones gratuitas pensando que no serán profesionales. Y acaban pagando 50€ al mes por un SAP que no saben usar. Hay herramientas gratuitas (como FactuProˣ) que le dan mil vueltas en usabilidad a los dinosaurios de pago.

Error 5: No leer la letra pequeña de los límites

"Facturas ilimitadas"... pero solo a 3 clientes. "Usuarios ilimitados"... pero solo 5 facturas al mes. Lee bien los límites del plan gratuito. Asegúrate de que cubren tu volumen real de trabajo.

Conclusión: Sé listo, no tacaño

Buscar lo gratuito es inteligente, pero hazlo con cabeza. Verifica, compara y asegúrate de que la herramienta trabaja para ti, y no tú para la herramienta.